Privacy Policy

~ Die deutsche Version ist unten zu finden ~

Data protection notice

Please be aware, that the following data protection notice is just a translation and no legal document.

Data collection and processing

The Max Planck Digital Library (MPDL) attaches great importance to the protection and security of personal data. In doing so, we comply with the relevant provisions of the German Federal Data Protection Act (BDSG) and the EU General Data Protection Regulation (DSGVO). On this page you will find detailed information on what types of data are collected and processed for what purposes.

User accounts

For working with Edmond, the creation of a user account via an SSO login is mandatory. It is not possible to use the functionalities without creating an account and the associated storage of personal data. Employees of the Max Planck Society (MPG) can create such an account independently. The creation of the account may involve the storage and processing of personal data, namely surname, first name (optional), institute affiliation and e-mail address. The data will be used exclusively for the purpose of using Edmond’s services. The storage and processing of the data is based on legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) f) DSGVO. Our legitimate interest results from the above-mentioned purpose for collecting data. A user account and the associated personal data as well as all personal content of a user in Edmond will – based on the recommendations of the German Research Foundation (DFG) to ensure good scientific practice – be deleted at the earliest 10 years after the last user activity at the request of the user.

Information, correction, deletion and blocking, right of objection

In accordance with § 34 BDSG (Art. 15 DSGVO), you are entitled at any time to request comprehensive information from MPDL about the data stored about you. Likewise, in accordance with § 35 BDSG, you may at any time request that MPDL correct (Art. 16 DSGVO), delete (Art. 17 DSGVO) and block (Art. 18 DSGVO) individual personal data. You also have the right to object to the processing of your personal data in accordance with Art. 21 DSGVO, insofar as there are grounds for doing so that arise from your particular situation. You can send the objection to MPDL either by post, e-mail or fax. You have the right to complain to the competent supervisory authority (Art. 77 DSGVO). For the MPG, this is the Bavarian State Office for Data Protection Supervision, Postfach 606, 91511 Ansbach.

Log files (logs)

For technical reasons, our servers store personal connection details in their log files when you access Edmond. The following data is temporarily stored:

  • Your IP address.
  • The date and time you access the site.
  • Address of the page accessed.
  • Address of the previously visited website (referrer).
  • Name and version of your browser/operating system (if transmitted).

The collection of data for the provision of the website and the storage of the data in log files is mandatory for the operation of the website. This data is only used for the immediate provision of our services, for troubleshooting or to defend against an attack and is automatically deleted after a short time. The legal basis for the temporary storage of the data and the log files is Art. 6 para. 1 f) DSGVO. The storage in log files is done to ensure the functionality of the website. In addition, we use the data to optimise the websites, for troubleshooting and to ensure the security of our information technology systems. These purposes also constitute our legitimate interest in data processing.


To make it easier for you to use our website, we use so-called “session cookies”. These are small text files that are only stored on your hard drive for the duration of your visit to our website and, depending on the settings of your browser programme, are deleted again when you close the browser. These cookies do not retrieve any information stored about you on your hard drive and do not affect your PC or its files. Most browsers are set to accept cookies automatically. However, you can deactivate the storage of cookies or set your browser to notify you when cookies are sent. Please note that some features of our website may be affected if you have disabled the use of cookies.

Web analytics

We would like to make our website as appealing and comfortable as possible for you. Very helpful for this is the evaluation of statistical data about the use of our websites and the collection of various technical details about web browsers and computers of our visitors. For this reason, we use the web analytics programme Matomo, which uses cookies and JavaScript to collect various information on your computer and automatically transmits it to us (anonymised usage data). The following data is logged by the central Matomo server – unless you have objected – and included in the usage statistics. Basic data:

  • IP address, anonymised by shortening.
  • Cookie, to distinguish between different visitors.
  • Previously visited URL (referrer), if transmitted by the browser.
  • Name and version of the operating system.
  • Name, version and language setting of the browser.

Additionally, if JavaScript is enabled:

  • Visited URLs on this website.
  • Times of page views.
  • Type of HTML requests.
  • Screen resolution and colour depth.
  • Techniques and formats supported by the browser (e.g. Cookies, Java, Flash, PDF, WindowsMedia, QuickTime, Realplayer, Director, SilverLight, Google Gears).

The storage and evaluation of the data takes place exclusively on a central server operated by MPDL. The legal basis for the processing of the users’ personal data is Art. 6 para. 1 f) DSGVO. The processing of the users’ personal data enables us to analyse the usage behaviour of our users. By evaluating the data obtained, we are able to compile information on the use of the individual components of our websites. This helps us to continuously improve our websites and their user-friendliness. Our legitimate interest in processing the data also lies in these purposes. The anonymisation of the IP address sufficiently takes into account the interest of users in the protection of their personal data. Possibility of objection: It is possible to object to data collection by Matomo. You have the following independent options to object to data collection by the central Matomo server:

  1. Activate the Do-Not-Track or Do Not Follow setting in your browser. As long as this setting is active, our central Matomo server will not store any data from you. Important: The Do-Not-Track statement usually only applies to the one device and browser in which you activate the setting. If you use several devices/browsers, you must activate Do-Not-Track separately everywhere.
  2. Use our opt-out function.

The storage and analysis is always anonymised. Session cookies are deleted at the latest when you close your browser. Personal user profiles are not created.

Data transfer

Your personal data will only be transmitted to state institutions and authorities in cases required by law or for criminal prosecution due to attacks on our network infrastructure. Data will not be passed on to third parties for any other purpose.

Changes to the data protection regulations

This privacy policy may be adapted over time because the legal framework has changed or because new functionalities or services require it. By using the website, you agree to be bound by the modified terms of this Personal Data Protection Policy.

Questions to the data protection officer

If you have any questions about data protection, please contact the Data Protection Officer of the Max Planck Society by e-mail at or by telephone at +49 89 2108-1554.


Datenerhebung und Datenverarbeitung

Die MPDL legt großen Wert den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten. Dabei richten wir uns nach den entsprechenden Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).


Bei der Anmeldung zur Konfererenz werden folgende Daten erhoben: Titel (optional), Name, Vorname, Organisation, Ort/Land (optional), Telefonnummer (optional), Email-Adresse (optional), Verpflegungswünsche/Lebensmittel-Unverträglichkeiten (optional).

Die Daten sind zur Ausrichtung der Konferenz erforderlich und werden ausschließlich zu diesem Zwecke verwendet.

Die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von berechtigtem Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus dem oben genannten Zweck zur Datenerhebung.

Die Anmeldedatn werden nach Abschluss der Veranstaltung umgehend vollständig gelöscht.

Protokolldateien (Logs)

Aus technischen Gründen speichern unsere Server bei Ihrem Zugriff auf personenbezogene Verbindungsdetails in ihren Protokolldateien, den sogenannten Logfiles.

Folgende Daten werden vorübergehend gespeichert:

  • Ihre IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs auf die Seite
  • Adresse der aufgerufenen Seite
  • Adresse der zuvor besuchten Webseite (Referrer)
  • Name und Version Ihres Browsers/Betriebssystems (sofern übertragen)

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich. Diese Daten werden lediglich zur unmittelbaren Bereitstellung unserer Dienste, zur Störungsbeseitigung oder zur Abwehr eines Angriffs genutzt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseiten, zur Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung


Um Ihnen die Nutzung unserer Webseite zu erleichtern, verwenden wir sog. “Session-Cookies”. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die nur für die Dauer Ihres Besuchs unserer Webseite auf Ihrer Festplatte hinterlegt und abhängig von der Einstellung Ihres Browser-Programms beim Beenden des Browsers wieder gelöscht werden. Diese Cookies rufen keine auf Ihrer Festplatte über Sie gespeicherten Informationen ab und beeinträchtigen nicht Ihren PC oder ihre Dateien.

Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Sendung von Cookies hinweist.

Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website beeinträchtigt werden könnten, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.


Wir möchten unsere Webseiten für Sie so ansprechend und komfortabel wie möglich gestalten. Sehr hilfreich ist dafür die Auswertung von statistischen Daten über die Nutzung unserer Webseiten und die Erfassung verschiedener technischer Details über Webbrowser und Computer unserer Besucher.

Wir setzen aus diesem Grund das Webanalytik-Programm Matomo (ehemals Piwik) ein, das mit Cookies und JavaScript verschiedene Informationen auf Ihrem Computer sammelt und automatisiert an uns überträgt (anonymisierte Nutzungsdaten).

Folgende Daten werden – sofern Sie nicht widersprochen haben – durch den zentralen Matomo-Server protokolliert und in die Nutzungsstatistiken einbezogen.


  • IP-Adresse, durch Verkürzen anonymisiert
  • Cookie, zur Unterscheidung verschiedener Besucher
  • Zuvor besuchte URL (Referrer), sofern vom Browser übermittelt
  • Name und Version des Betriebssystems
  • Name, Version und Spracheinstellung des Browsers

Zusätzlich, sofern JavaScript aktiviert ist:

  • Besuchte URLs auf dieser Webseite
  • Zeitpunkte der Seitenaufrufe
  • Art der HTML-Anfragen
  • Bildschirmauflösung und Farbtiefe
  • Vom Browser unterstützte Techniken und Formate (z. B. Cookies, Java, Flash, PDF, WindowsMedia, QuickTime, Realplayer, Director, SilverLight, Google Gears)

Die Speicherung und Auswertung der Daten erfolgt ausschließlich auf einem zentralen Server, der von der MPDL betrieben wird.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Nutzungsverhaltens unserer Nutzer. Wir sind durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseiten zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei, unsere Webseiten und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der Daten. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

Möglichkeit des Widerspruchs: Es besteht die Möglichkeit, einer Datenerfassung durch Matomo zu widersprechen.
Sie haben folgende unabhängige Möglichkeiten einer Datenerfassung durch den zentralen Matomo-Server zu widersprechen:

  1. Aktivieren Sie in Ihrem Browser die Einstellung Do-Not-Track bzw. Nicht folgen. Solange diese Einstellung aktiv ist, wird unser zentraler Matomo-Server keinerlei Daten von Ihnen speichern. Wichtig: Die Do-Not-Track-Anweisung gilt in der Regel nur für das eine Gerät und den einen Browser, in dem Sie die Einstellung aktivieren. Sollten Sie mehrere Geräte/Browser nutzen, dann müssen Sie Do-Not-Tracküberall separat aktivieren.
  2. Nutzen Sie unsere Opt-Out-Funktion.

Die Speicherung und Auswertung erfolgt grundsätzlich anonymisiert. Session-Cookies werden spätestens mit dem Schließen Ihres Browsers gelöscht.
Personenbezogene Nutzerprofile werden nicht erstellt.


Ihre personenbezogenen Daten werden nur in den gesetzlich erforderlichen Fällen bzw. zur Strafverfolgung aufgrund von Angriffen auf unsere Netzinfrastruktur an staatliche Einrichtungen und Behörden übermittelt. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte findet nicht statt.

Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung, Widerspruchsrecht

Sie sind gemäß § 34 BDSG (Art. 15 DSGVO) jederzeit berechtigt, gegenüber der MPDL um umfangreiche Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen.

Ebenso können Sie Gemäß § 35 BDSG jederzeit gegenüber der MPDL die Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Sperrung (Art. 18 DSGVO) einzelner personenbezogener Daten verlangen.

Sie haben darüber hinaus das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Sie können den Widerspruch entweder postalisch, per E-Mail oder per Fax an die MPDL übermitteln.

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Dies ist für die MPG das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, 91511 Ansbach.

Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung kann ggf. im Laufe der Zeit angepasst werden, weil sich die rechtlichen Rahmenbedingungen geändert haben oder weil neue Funktionalitäten oder Services dies erfordern.
Mit der Nutzung der Webseite erklären Sie sich mit den geänderten Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden.

Fragen an die Datenschutzbeauftragte

Für Fragen zum Thema Datenschutz steht Ihnen die Datenschutzbeauftragte der Max-Planck-Gesellschaft per E-Mail an datenschutz[at] oder telefonisch unter +49 89 2108-1554 zur Verfügung.